Definire il budget per l’organizzazione di un evento non è un’impresa semplicissima, perché sono molti gli aspetti di cui dover tenere conto.
Per tale motivo, spesso ci si affida a dei professionisti esterni come ad esempio quelli di una agenzia eventi Milano anche allo scopo di comprendere quanto possa costare il tipo di avvenimento che si intende realizzare.
In questo articolo vogliamo offrire alcuni consigli per poter riuscire ad avere almeno un’idea di massima su quanto si debba pagare per un particolare tipo di evento. Ciò al fine di comprendere se sia un qualcosa in linea con le proprie finanze, oppure se sia il caso di rivedere i propri piani.
Alcuni consigli per definire il budget di un evento
Come spiegato nell’introduzione, non è facile definire con accuratezza un budget per un evento. Inoltre, nel corso delle fasi organizzative potrebbe emergere la necessità di uno sforamento rispetto alla somma indicata inizialmente.
In ogni caso, per avere un’idea approssimativa su quanto potrebbe venire a costare un certo tipo di evento che si vorrebbe organizzare, è possibile seguire i suggerimenti descritti di seguito.
1. Fare un calcolo tra entrate e uscite
Per alcuni eventi si possono prendere in considerazione non soltanto i costi (sia quelli certi che quelli probabili) che questi ultimi comportano, ma anche le entrate derivate da eventuali sponsorizzazioni o eventuali biglietti che si presume vengano venduti (se l’ingresso è a pagamento).
2. Creare delle categorie
Un budget può essere suddiviso in varie categorie di spesa. E una volta definite le varie categorie, è possibile dare una percentuale a ognuna di esse, in relazione alla quantità di denaro che si vuole spendere per ciascuna.
Le categorie possono, ad esempio, essere le seguenti:
- Cibo e bevande: in questa categoria si possono far rientrare tutte le spese di carattere alimentare, ma anche i costi di allestimento del buffet e le eventuali tasse richieste per il servizio di ristorazione.
- Tecnologie: maxi schermo, videoproiettore, impianto audio, microfoni, e tutto ciò che ha a che fare con la tecnologia che deve essere utilizzato per l’evento.
- Marketing: tutte le spese relative alla promozione dell’evento: i volantini, i manifesti, la pubblicità online, gli spot radiofonici e televisivi, ecc.
- Decorazioni: tutte le spese relative all’abbellimento della location da utilizzare come sede dell’evento.
- Trasporti: ogni spesa riguardante i trasporti (carburante, pedaggi, parcheggi, biglietti per il treno o il volo, ecc.) che sono di competenza di chi ha voluto l’organizzazione dell’avvenimento.
- Pernottamenti: eventuali camere di albergo e altri servizi di pernottamento da pagare per gli ospiti d’onore, per gli addetti ai lavori e altre persone che hanno a che fare con l’iniziativa.
- Attività: categoria in cui poter far rientrare tutte le spese destinate allo svolgimento delle attività che si terranno durante l’evento. Ad esempio, quelle di intrattenimento.
3. Creare delle sotto categorie
Una volta assegnate le percentuali di spesa per ciascuna delle categorie in precedenza create, è possibile provare ad essere ancora più precisi nella pur sommaria definizione del budget, suddividendo le categorie prima concepite in varie sottocategorie. Anche alle sottocategorie conviene dare una determinata percentuale di spesa, sulla base di ciò che occorrerà acquistare o comunque pagare.
Ecco alcuni esempi:
- La categoria “cibo e bevande” si potrebbe frazionare in: costi per il catering, spese per i baristi, spese per le pulizie dei locali di ristoro, ecc.
- La voce “tecnologie” si potrebbe suddividere in: microfoni, computer, schermi, app, ecc.
- La categoria “marketing” prima creata si potrebbe suddividere in: pubblicità online e offline.
- Le spese chiamate “decorazioni” si potrebbero articolare in: mobilio, tabelloni, sedie, tavoli, lampadari, ecc.
- La categoria “trasporti” si potrebbe suddividere nel modo seguente: spese per il carburante, spese per biglietti di treni e aerei, spese per il parcheggio, ecc.
- La voce “pernottamenti”, invece, in: spese per le camere d’albergo, spese per i servizi extra dell’albergo, ecc.
- Le spese rientranti in “attività” potrebbero suddividersi in: attività di intrattenimento, momenti di degustazione, momenti per gli interventi di esperti di settore, attività per bambini, esposizioni, ecc.
