Come si organizza un evento aziendale perfetto? Quali sono i dettagli da curare maggiormente? Organizzare eventi aziendali può sembrare un’attività di poco conto ma la realtà è tutt’altro che semplice. Difatti si tratta di un lavoro molto impegnativo per il quale sono necessarie competenze, capacità di lavorare in team e di gestire tempo e stress. In questa guida troverai i consigli e le pratiche che qualsiasi agenzia eventi metterebbe in atto per cui, se sei in procinto di organizzare un evento, mettiti comodo e prendi appunti.
Elementi essenziali di un evento aziendale
Ciò che non deve mai mancare è il targeting e il progetto che preceda l’organizzazione vera e propria. Dovrai stabilire se stai organizzando un evento corporate, trade o consumer e agire di conseguenza. Nel primo caso ci riferiamo ad un evento rivolto a dipendenti, nel secondo ad un evento per partner. Si parla invece di eventi consumer quando gli ospiti coincidono con il cosiddetto grande pubblico. Una volta chiarita la natura dell’evento passerai alla selezione dei partner e dei fornitori in modo da definire un calendario di azioni da seguire scrupolosamente. Per fare tutto questo dovrai circondarti di uno staff valido e organizzare riunioni periodiche per controllare l’avanzamento dei lavori.
Il concept è fondamentale
Ovviamente non si può procedere all’organizzazione senza sapere “cosa” stiamo organizzando, quindi eccoti una breve descrizione del “concept”, ovvero l’anima dell’evento. Il concept è il progetto, l’idea e lo stile che caratterizzerà l’evento. Questo riguarda sia la scadenza dei tempi durante l’evento stesso che la presenza di ospiti, momenti di divertimento, ristoro e relax. Un evento aziendale deve contenere tutto questo seguendo una linea guida creativa e strategica che possa comunicare ai presenti i valori di chi organizza l’evento. Senza concept si verificheranno tempi morti e abbandoni prima della conclusione dell’evento, due conseguenze che testimoniano il fallimento dell’organizzazione.
Attenzioni e dedizione agli ospiti
La fase successiva prevede tutta una serie di azioni tecniche che riguardano la scelta della location, del catering, dei fornitori e della promozione. Non dimenticare mai di offrire sempre agli ospiti tutto ciò che occorre per raggiungere la location e andarsene agilmente, prevedendo se necessari servizi di taxi e navette. Preoccupati anche dei gadget, dell’accoglienza e della giusta promozione con la medesima cura ed enfasi perché sono piccoli dettagli destinati a rendere memorabile l’evento.
Il giorno dell’evento conta quanto la preparazione
Quando arriverà il grande giorno potrai sicuramente goderti il buon lavoro svolto ma non dovrai mai abbassare la soglia di attenzione. Difatti conviene sempre assoldare un team di persone preposte al controllo che tutto vada a buon fine per evitare quei fastidiosi contrattempi come le slide che non si aprono o il microfono che non funziona. Per questo in fase organizzativa occorre sempre prevedere un piano B a quelli che sono i più comuni inconvenienti e imprevisti come un temporale, un momentaneo blackout o un’emergenza. Ragionando ed agendo in questo modo l’evento avrà sicuramente una marcia in più e trasmetterà ai presenti l’immagine di un’azienda efficiente, organizzata e attenta ai dettagli.
